湖南师范大学极简报销系统助理预约操作手册

 

科研经费报销依旧实行科研助理初审机制，即所有科研经费报销都需科研助理审核。当老师选择自行预约时，助理只需初审无误在报销汇总单（以下简称汇总单）上签字后将报销材料交还老师，无需在系统操作。当老师选择科研助理交单则参照该手册操作。

 

欢迎使用湖南师范大学极简报销系统，该手册分六个章节进行介绍。

<一>进入环节流程

基本步骤：进入湖南师范大学首页→点击信息门户→登录后选择智慧财务→选择极简报销模块→点击助理预约。

                                                图一

                       图二                                               图三                         图四

图五

 

 

<二>我的助理预约单模块

基本步骤：当老师在系统将汇总单提交给助理后，该助理在此界面可看到该汇总单→老师将报销材料送至科研助理处→科研助理审核→审核通过后在汇总单号查找到该单后点击“收单”，审核不通过或老师无需助理预约交单点击“驳回”，驳回后老师可修改汇总单或选择自行预约。

①当老师提交给助理后，如果助理还未收单，老师可以取消助理预约。

②当某单助理已点收单还未预约，而老师要求退回，可点击“取消收单”再点击“驳回”。

③当某单“取消收单”呈现灰色则表示该单已经预约，如此时老师要求退回，请务必在原定的预约报账日前一天下午4点前点击“助理预约”下的“我的预约”模块→找到包含此单的预约单点击“取消预约”再回到”我的助理预约单”界面将此单点击“取消收单”再点击“驳回”。如包含此单的预约单中还含有其他汇总单，您可将其他汇总单再次进行预约。

                                    图六

 

<三>我要预约模块

基本步骤：勾选住要预约的汇总单（可多选）点击我选好了（图七）→选取日期、时间段点击下一步（图八）→输入助理手机号码、验证码，确认预约（图九）。

①当出现图十中示例1，则是您选择的汇总单附件合计数已经超过当前时间段尚可预约附件数，您可返回上一界面减少勾选的汇总单进行预约或者更换时间段进行预约。

②当出现图十中示例2，即某些工作日和时间段不显示，则是出于某种原因该时间段非您可选，具体原因可见示例3处。

③考虑到部分助理既是科研助理又是学院报账员的现况，故允许该类学院助理将学院日常报销投递至本人，即实现了助理无需跑两次交单，可在助理预约时间段内实现既交科研经费单又交事业经费单。

图七

图八

                                       图九

 

                                       图十

<四>我的预约模块

基本步骤：该模块可查询预约状态和进行改签、取消预约操作。如您在原定的预约时间段无法前来交单请务必在原预约日前一天下午4点前进行改签或取消预约操作，如多次出现预约成功但未至窗口报销的情况，财务处将会对您的预约权限做出相应调整。

                              图十一

<五>预约排队查询模块

基本步骤：该模块可在您预约的当天查询实时排队情况，标黄的为您所在的排队信息。您可结合已处理的时间、正在处理、正在排队情况前往财务处等待和报销。当您的汇总单过多时系统会进行分流至多个窗口操作，请按照显示的汇总单号至各个窗口交单。

①已处理：表示该单已经处理完成，后面会标识该单处理完成的具体时间。

②正在处理：表示该单正在窗口办理，如您的单据在此行请及时至窗口办理。

③正在排队：表示该单还需等待。

 

 

 

                              

                                                    图十二

<六>其他说明

①财务审核有误无需修改汇总单：补充材料后直接至原收单会计处交单，会计将插空办理。

②财务审核有误需修改汇总单：会计点击退回后老师即可以修改汇总单，请及时通知老师修改，修改完成后只需老师点击送审即可，无需再次提交给科研助理。助理拿到修改后的材料无需在系统进行任何操作，直接至原收单会计处交单，会计将插空办理。

③科研助理账号无修改老师汇总单的权限，如汇总单有误请驳回给老师自行修改，助理可进行修改指导。

④当存在页面显示不全的时候的时候可以在浏览器右下角缩小页面比例。推荐使用360浏览器的极速模式（如图十三闪电标志处进行模式切换）进入系统。

图十三