经费报账流程

33．湖南师范大学税务登记证号是多少？

34．对于已经提前报过预算的设备，如何使用设备费购买？

答：（1）对于单位价值1000元以上的仪器设备购买前需登录资产与实验室管理处的采购与资产业务系统（http://zscip.hunnu.edu.cn/）进行预算申报，待预算审批通过后方可进行采购。对于在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，或者单件家具（无金额标准）、单位价值虽未达到固定资产标准但使用年限在一年以上、一次报销金额合计5000元以上的大宗同类低值易耗品，购买前也需登录资产与实验室管理处的采购与资产业务系统（用户名和初始密码均为用户的工资卡号）进行预算申报，报销时，需要先进行固定资产登记。其中1000元以上－20000元以下的采购项目不需要签署合同。（2）对于一次性购买合计2万元及以上，10万元以下的设备须在审批程序完成后，购买之前由资产与实验室管理处与供应商签署学校统一格式合同，报账时需附加盖学校合同专用章的合同。（3）对于单价10万元以上大型仪器设备的申购，由申购单位组织完成单位论证工作，登录资产与实验室管理处的采购与资产业务系统填写《湖南师范大学大型仪器设备购置申请及可行性论证报告》，或者将论证报告下载后填写再导入业务系统中，便于打印及修改；对于单价40万元及以上或校大型仪器设备管理委员会认定需要论证的大型仪器设备，由大型仪器设备管理委员会组织校级论证。（4）对于30万元以上的货物和服务项目，原则上采用政府采购公开招标方式采购。因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，按法定程序办理。（5）仪器采购验收后，对于购置的进口设备，报账时还应提供合同书（内贸合同、外贸合同）、代理费发票、国外发票、装箱单、报关单、进出口免税（完税）证明（存档国有资产管理处）、银行水单（如提供复印件则要加盖银行印章）。

35．数据采集费报销时需要注意的问题？

答：（1）对采用问卷调查方式产生的数据采集费用，报销时须提供调查问卷。（2）购买文具作为数据采集礼品的，须要提供领用文具的人员名单及联系方式。（3）给数据被采集对象发放劳务费时，须进入学校财务系统录入个人收入发放表，并提供详细的人员信息（姓名、单位、职称、联系方式、事由、时间、地点），原则上由学校财务处代发。

36．出版、文献等科目报销时，除票据和付款记录以外还须提供哪些附件？

答：（1）出版已经见刊的论文审稿费和版面费须提供杂志的封面、目录、论文首页；未见刊的须提供录稿通知。（2）印刷费原则上要求通过公务卡结算或银行转账，票据上须注明打印事项内容、份数、单价及标准。（3）图书出版费须提供出版合同原件。（4）图书资料费报销须提供图书验收单，单张票据金额5000元及以上，验收单须图书馆签字盖章；5000元以下，验收单由学院资料室签字盖章，无资料室的加盖学院公章。（5）购买专用软件所有权须到资产与实验室管理处登记无形资产。（6）专利申请及其他知识产权事务须提供专利收费依据文件。

37．差旅费报销有哪些注意事项？

答：长途差旅费报销注意事项：（1）伙食、交通费的报销：伙食补助费标准为西藏、新疆、青海三地区每人每天120元，其他地区每人每天100元；交通（公杂）补贴为每人每天80元。报销餐票和市内交通票的，不再给予相应补贴。报销市内交通票时，经办人须填报市内交通费报销单，注明事由、办事地点、时间和金额。（2）对于参加会议产生的费用，报销时须提供会议通知。举办方承担伙食费用的，仅发放往返两天的伙食和交通补助费；举办方不承担伙食费用的，凭有效证明，发放出差天数的伙食补助费和往返两天的交通补助。（3）对于野外考察、数据采集等科研活动中难以取得住宿费发票的，在确保真实性的前提下，可按实际发生额予以报销。报销此类费用，应当提供经单位负责人审批同意并加盖公章的书面说明及收款人证明（收款人签名、身份证复印件及联系方式）。（4）国内乘坐飞机且机票是电子行程单（可重复打印的网上电子机票）的和出国乘坐飞机，须附登机牌一同报销。（5）院士出差，因工作需要，随行一人可乘坐同等级交通工具；高级专业技术人员因科研工作需要，使用科研项目经费支出的，可以乘坐高铁一等座。（6）经审定可以在科研项目经费中开支的在校学生和临时工的差旅费，须提供与票据载明的姓名相符的身份证复印件、银行账号和开户行等信息，报销的款项应直接由财务处通过银行转账划入其本人的银行账户，科研项目负责人和项目组成员原则上不得代为领取。其他不是科研项目组成员的本校人员且非邀请专家的差旅费一律不予报销。（7）邀请校外专家来校交流、访问，可按规定报销受邀专家城市间交通费、住宿费，但不得发放伙食补助和市内交通费。邀请校外专家赴外地参加科研项目调研，可按规定报销受邀人员城市间交通费、住宿费、伙食补助和市内交通费。特别注意：①在出差期间，购买与科研有关的物品、图书等所产生的费用须和差旅费一起报销，但不能在差旅费预算中列支，不在差旅费报销单里填列。②自驾出差，不给予交通补贴；③参加会议的，因私超期/超范围（会议召开地以外）开支的差旅费，均不予报销，相关费用由个人自理；④出差期间的短途交通费也可以在该科目中列支。 市内交通费报销注意事项：（1）报销市内交通费必须按报销单内容逐条据实填写明细记录。（2）报汽油票，注明车牌号，明细记录要有实际公里数；报的士票，须逐张逐条据实填写明细记录。（3）报销租车费须提供租车清单（包括租车单位、车牌号、乘车人员名单、目的地和事由等）；报销网约车费须提供网约车系统出具的行程单，并在行程单上逐条据实填列事由；原则上不予报销交通卡充值发票。（4）停车票须跟汽油票一起报销，写明停车地点和事由。

38．如何申办国内学术会议？

答：（1）负责人撰写举办学术会议的报告（写明会议举办主题、时间、地点和经费来源等基本内容）并填写《湖南师范大学举（承）办会议审批表》电子版（在科技处网站的下载专区下载）。（2）通过OA系统提交所在学院审批（会议审批表、会议通知等可以作为OA系统申报附件）。（3）学院审批后提交科技处审批。（对于会议经费来源涉及其它非自然科学类科研经费的，在经科技处审批后，还需经相关经费主管部门会签，并提并校长办公室，由校长办公室提交校领导审批）。（4）会议获批后发放会议通知等信息，安排会务等工作。（5）举办会议。（6）整理会议相关资料及票据[细则详见《问答》第40条]，办理结账和报销手续。[细则详见《湖南师范大学会议费管理办法》（校行发财字〔2017〕3号）]。注意：如需提前借支经费，须附上《湖南师范大学举（承）办会议审批表》。

39．如何申办国际学术会议和涉台学术会议？

答：第一阶段：会议材料准备和上交。（1）会议经费来自国家，会议前10个月（会议经费来自学校或学院请于会议前6个月）打开国际交流合作处网站，在“合作交流”的“国际会议”栏目中下载《湖南师范大学举办国际会议申报表》或《湖南师范大学举办涉台会议申报表》，填写有关内容并签署学院意见后提交国际交流合作处225办公室（纸质版3份、电子版1份、纸质版院领导签字盖公章）。（2）准备其他材料（电子版，以下每一小点需单独成页）：①若主办、协办、委托承办或经费资助单位为境外国际组织，须提供简介材料，说明该组织中英文全称、成立时间、章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员组成等情况；②参会外宾名单（包括姓名、国籍、工作单位、职务/职称、专业研究领域及主要学术成就等）；③会议日程；④经费预算与经费来源，经费预算严格根据《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）制定。 第二阶段：会议审批。（3）通过校内OA系统提交审批，具体流程参照《问答》第38条第（1）到第（5）步。（4）校内审批完成后将OA系统的审批表及其附件打印出来提交国际交流合作处，由国际交流合作处将前期会议材料及审批表提交省外侨办。（5）获得省外侨办审批后方可举办国际会议。（6）会议结束一周内给国际交流合作处提交结项报告（纸质版及电子版）。 

40．举办的学术会议报销时需要准备哪些资料？

答：（1）会议通知及会议日程安排表。（2）会议服务协议书（支出经费2万及以上的，还须提前与办会酒店签订规范协议书，协议书在酒店盖章后通过OA办公系统申请加盖学校公章）。（3）参会人员签到表。（4）会议OA系统报批后的《湖南师范大学举（承）办会议审批表》打印版及其他相关材料。（5）会议相关住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等发票（国际会议还可列支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用），以及不计入会议费综合控制定额的会议代表差旅费、专家酬金、学术会议论文出版费等。（6）会议费支出决算表[根据第（5）点的支出项目汇总的实际开支]。[细则详见《湖南师范大学会议费管理办法》（校行发财字〔2017〕3号）]。

41．如何填报劳务费和咨询费等人员经费？

答：（1）负责人登录智慧财务管理平台，点击“收入申报”。若负责人所在单位为附属医院，以科研机动用户身份登录，用户名：99999，密码：123456。（2）录入发放表（发给谁就填谁的信息）。录入发放对象为在校职工、本校学生、校内临聘人员等系统现有人员时，请选择“添加现有人员”，录入姓名可搜索出相关信息；录入发放对象为校外人员（第一次录入系统），请选择“新增人员”，要求录入发放对象的身份证号码、银行账号及开户行等信息。银行账户为建行和非建行人员要分开录入收入发放表。（3）审核发放表，确认无误后进行打印。（4）发放表须项目负责人、证明人签字。若负责人所在单位为附属医院，须由科技处分管副处长签批，发放总金额3000元及以上还须由科技处处长签批，加盖科技处公章。（5）负责人登录智慧财务管理平台，填写报销审批单并打印。（6）将签字后的发放表作为附件，与报销审批单一起到财务处二楼会计科交单。若负责人所在单位为附属医院，持收入发放表到财务处二楼会计科办理现场报账。注意：对劳务费、咨询费、绩效等人员经费，财务处每月的1－25号收单，26号至月底不收。

42. 科研项目如何发放绩效支出？

答：对纵向科研项目，可以集中或单独按以下流程办理。按以下流程办理：（1）填报绩效考核表。对有绩效支出的项目，分两批次填报绩效考核表。第一批次在项目执行中期（例如，国家自然科学基金面上项目和青年科学基金项目均为项目执行第二年提交年度进展报告之后）；第二批次在收到项目准许结题/验收的通知之后。科技处将组织同一批项目集中办理。具体操作是：①负责人打开科技处网站，点击下载专区，下载并填写《湖南师范大学纵向科研项目绩效考核表》。在本批次申请绩效支出总数不变的前提下，可分一单或多单填报，一次性申请。②负责人签字后交学院统一审核，学院审核后交科技处，科技处审核签字后返回科研秘书或负责人本人。请负责人妥善保管好审批的《湖南师范大学纵向科研项目绩效考核表》。（2）负责人登录智慧财务管理平台，点击“收入申报”，录入收入发放表并打印，负责人和证明人在绩效发放表上签字。（3）负责人登录智慧财务管理平台，填写报销审批单并打印。（4）将相同金额的绩效考核表原件、收入发放表原件作为附件，与报销审批单一起交财务处会计科报销。 对横向科研项目，直接从第（2）步开始，第（4）步交单前需到科技处审批，不需提交绩效考核表。